¿Como implantar una Aplicación Móvil al «modus operandi» de tu equipo de trabajo?

Según Walter Scout “para el éxito, la actitud es tan importante como la capacidad”.

La aversión al cambio tecnológico es un problema grave para muchas empresas.

Es muy fácil para los empleados seguir trabajando como hasta ahora, especialmente aquellos que llevan en la compañía un tiempo considerable. Se pueden llegar a resistir a cualquier cambio que sacuda su sistema establecido. Si están acostumbrados a trabajar con albaranes, agendas manuales o material físico sabemos que es complicado alterar su «a-b-c».

Sin embargo, hay técnicas sencillas para que los gerentes puedan ayudar a sus equipos en la transición a las nuevas tecnologías sin grandes traumas.

Hay un estudio del año 2008 realizado por Daniel Siegel, para la Universidad Atlantic de Florida en el que se establecen 4 grandes factores que determinan el éxito o no de la implantación de una nueva herramienta tecnológica entre los empleados:

1. La percepción de la utilidad percibida afecta a la actitud de los empleados. Es fundamental también transmitirles la seguridad de que contarán con el apoyo de dirección a lo largo de la implementación de esta nueva aplicación.
2. La facilidad de uso percibida, es otro factor que afecta a su actitud. Esta facilidad de uso debe transmitirse desde el primer momento para fomentar que se adopte rápidamente en sus procesos.
3. El uso real del software, está relacionado directamente con la utilidad percibida, lo que tendrá un gran impacto en las tasas de adopción de la nueva app entre los empleados.
4. El campo de actividad sobre el que se va a aplicar esta nueva herramienta. Al mismo tiempo, la actitud puede verse afectada por la opinión de terceros o de otros factores externos.

Aliviar las preocupaciones que los empleados puedan tener sobre este tipo de software puede asegurar la mayor tasa de uso posible.

Estos cuatro factores serán los que determinarán si el software tiene éxito dentro de su organización. Para obtener una imagen más clara de cómo exactamente estos factores afectan y se influyen mutuamente hay que echar un vistazo a estos puntos que se extraen del estudio antes mencionado.

¿Cómo empiezo la Integración?

La integración siempre debe ir precedida por una reunión de equipo o de toda la empresa.

Es recomendable el envío de newsletter interna para suavizar el impacto de la introducción de una nueva herramienta tecnológica que va a provocar un cambio en sus procedimientos.

Tratar en común cualquier preocupación de sus empleados sobre esta nueva herramienta, haciendo hincapié en los beneficios que recibirán y cómo va a ayudarles en su rutina diaria.

Basándose en la información recibida durante esta reunión, los directivos estarán listos para construir una estrategia de despliegue que se adapte mejor a su equipo en particular. Mientras algunos equipos estarán listos para su inmediata puesta en marcha a todo el equipo, otros necesitarán integración gradual, también conocida como «goteo».

 

Reuniones periódicas de seguimiento

Una reunión de equipo es algo que muchas organizaciones ya realizan rutinariamente, donde pueden reunir opiniones de los operarios sobre campo y pueden informar a los miembros del equipo acerca de los nuevos acontecimientos de la empresa.

Estas reuniones son muy útiles para alinear a todo el equipo sobre el uso de la nueva herramienta, exponiendo de manera gráfica sus beneficios y haciendo hincapié en la mejora de la organización y el trabajo colaborativo. En estas reuniones se resuelven dudas y se comparten experiencias, favoreciendo la educación en la nueva app.

 

Sea honesto con su enfoque

No hay que maquillar las razones de la adopción de la nueva App. Se explican a los supervisores o a los mismos trabajadores/operarios de campo lo que se espera de ellos, y la necesidad que tiene la empresa de optimizar la gestión de su equipo de trabajo en movilidad. Además esta app le ayudará con las tareas del día a día, favoreciendo la finalización de trabajo antes de tiempo y fomentando el trabajo de doble flujo. Podrán dar cuenta de su trabajo efectivo en tiempo real y podrán recibir el feedback de la empresa también en tiempo real. Trabajo colaborativo al fin y al cabo.

 

Seguimiento del Software

Una vez implantada la aplicación es necesario hacer un seguimiento. Los gerentes deben asegurarse de recoger comentarios de los empleados junto con sus propias observaciones. Hay que hacer análisis de los efectos principales sobre la organización, el empleo real de los empleados, sus resultados objetivos y el efecto global que ha tenido en la moral del equipo así como su rendimiento efectivo.

 

Efecto sobre el rendimiento

En muy poco tiempo, los administradores pueden ver fácilmente el impacto que esta aplicación móvil ha tenido en varias áreas de negocio. Esta monitorización se puede hacer aún más fácil si la implantación se hace de manera gradual. Puede hacer la prueba comparando a dos empleados de similar capacidad o rendimiento. Instale la aplicación a solo uno de ellos. Tras el periodo de formación compare los resultados y los indicadores de cada uno. O simplemente si usted decide implantar la aplicación a todo el equipo por igual, podrá ver un cambio drástico en productividad, efectividad y organización antes y después de la instalación de la herramienta.

Efecto sobre la moral

Los gerentes a menudo se olvidan de que la introducción de cambios en la operativa de un equipo de trabajo puede tener un impacto en la moral del equipo que podría ser positivo o negativo según las acciones tomadas.

Cuando el impacto es negativo, hay que realizar acciones correctivas que involucren a todos los empleados en la misma dirección. Una buena campaña de incentivos en pro de la utilización de nueva herramienta podría ser una solución para contar con el apoyo total de todo el equipo de trabajo en movilidad.

Hay que hacer llegar a los empleados que el uso del nuevo software es para su beneficio y el de la compañía. Que todos saldrán ganando con su utilización y que finalmente mejorarán su rendimiento en el trabajo diario.

 

Mirando el Futuro

Incluso después de una implantación exitosa, los gerentes de la compañía no se deben relajar. Hay que continuar con el proceso de monitero y de mejora, identificando su aplicación a nuevas áreas de la organización o a otros funcionamientos.

Siguiendo estos pasos, la implantación de una nueva aplicación móvil para la gestión de su equipo de trabajo, tendrá el éxito esperado.

Conseguir transmitir el compromiso de la compañía para con sus empleados, involucrar al equipo de trabajo en un mismo objetivo común, y el apoyo y seguimiento de gerencia a las posibles dudas sobre el uso de esta aplicación, son claves para que la inversión en esta nueva herramienta se vea recompensada con unos resultados antes nunca vistos en su compañía.